Social media soms erg onhandig!

zondag 24 februari 2013
Thema's:  Blog

Nooit gedacht dat ik dit zou zeggen, maar ik doe het toch. "Social media is volgens sommige gebruikers soms erg onhandig!!"

En dat uit mijn mond? hoor ik je denken. Ja, klopt, ik kan er niets aan doen. Sommige (vertegenwoordigers) van organisaties hebben gemerkt dat gebruik van sociale media uitgesproken onhandig kan zijn.

Wat is er aan de hand? Zoals je weet bezoek ik regelmatig organisaties om van gedachte te wisselen over het verhogen van hun succes door bijvoorbeeld anders naar de business te kijken. Vaak speelt de toepassing van sociale media (van hun concurrenten) daar een belangijke rol bij.

Onlangs was ik betrokken bij een pilotproject binnen een organisatie die kwaliteits certificaten toekent binnen de Nederlandse markt. Leuke organisatie met enthousiaste medewerkers die vol passie met hun vak bezig zijn. Kortom een inpirerende club mensen. Doel van de pilot was om de samenwerking te verbeteren en het aantal fysieke bijeenkomsten te verminderen zonder het aantal discussies te verlagen. Sterker nog, (de toegang tot) het aantal discussies en thema's zou minimaal gelijk moeten blijven en de informatievoorziening diende te worden verbeterd. Ambitieus als we zijn, vonden we dat het aantal discussies best wat verhoogd kon worden. Er was nu immers een social platform dat de deelnemer eenvoudig in staat stelde snel een onderwerp bespreekbaar te kunnen maken.

Na een enthousiaste start verschenen de eerste berichten over ontwikkelingen in de markt. Zeer informatief en er werd aardig op gereageerd. Voorafgaand aan de vergaderingen was het te doen gebruikelijk om als deelnemer naar de secretaris documenten te sturen als bijlage bij de door voorzitter opgestelde agenda. 

Als snel kwam de vraag van de secretaris hoe het mogelijk was om 50 tot 100 bijlagen bij een agenda te kunnen voegen van de vergadering.

Als eerste reactie vroegen wij ons af waarom de secretaris binnen een social platform nog steeds informatie verzamelde voor anderen terwijl de deelnemers dit gewoon zelf konden doen... Het antwoord was dat dit nu eenmaal de gewoonte was. (Het is niet ongebruikelijk dat verandermanagers worden ingezet om dit door gewoonten te doorbreken.)

Na enige tijd werd duidelijk dat deze gewoonte een diepere reden had.

Nader onderzoek wees uit dat kwaliteits certificaten gebaseerd zijn op normen. En dat verschillende deelnemers uit de markt grote belangen hebben bij de formulering van die normen. De secretaris bleek een belangrijke schakel (tolk) te zijn bij de uitleg, onderhandeling en formulering van die normen.

Voorafgaand en vaak ook na afloop van een vergadering begonnen de gesprekken waarbij deze belangen uitvoerig werden besproken. De traditione "chinese muren" bleken uiterst zinvol bij een snelle besluitvorming.

Het openbaar voeren van deze gesprekken zou volgens alle belanghebbenden niet sneller maar langzamer verlopen.

Social communicatie bleek hier dus ongewenst en onhandig!

Documenten met de uitkomsten van deze onderhandelingsgesprekken mochten vervolgens best via een sociaal netwerk plaatsvinden. Maar de discussies bleven niet social in het belang van de kwaliteit en de snelheid.

Verbaasd? Als je veel met social media bezig bent waarschijnlijk wel, maar als je er verder over nadenkt zijn er wel meer onderwerpen te bedenken waar we niet social over willen communiceren. Denk bijvoorbeeld eens aan de discussie en besluitvorming betreffende het vaststellen van het budget voor volgend jaar. Of wat denk je van de uiteindelijke persoonlijke criteria op basis waarvan je besluit iets aan te schaffen of iemand aan te nemen.

Blijft dit zo? Of is het gewoon een kwestie van tijd dat alle besluitvorming social zal plaatsvinden? Wie zal het zeggen. Feit blijft dat het verzamelen van argumenten of ideeen op deze manier veel voordelen heeft. En dat het in de meeste gevallen tijdwinst en kwaliteitsverbetering oplevert om social te communiceren binnen en/of buiten de organisatie. Ook al vindt de besluitvorming dan traditioneel plaats.

Is het dus de social media?

Of is het diskwalificeren social media vanwege traditionele besluitvorming pas echt onhandig?

Fijne dag,

Stef

 

 

 

 

 



 
Reageer op dit item